Google

Sunday, August 5, 2018

Teknik Pembuatan Keputusan: Teknik Delphi



Teknik Delphi

Teknik Delphi adalah teknik untuk memperoleh gagasan melalui berbagai putaran pertemuan. Pada masing-masing putaran pertemuan menghasilkan suatu ringkasan. Ringkasan ini dimanfaatkan sebagai masukan atau bahan putaran berikutnya. Pada putaran yang terakhir, biasanya putaran ketiga, didapatkan suatu consensus.
Contoh yang sangat umum dari teknik Delphi adalah voting pada Academy Awards. Anggota Acadeny (tanpa berkonsultasi dengan anggota yang lain) menominasikan calon yang dipilihnya untuk kategori tertentu (misalnya, actor, aktris, judul film, dsb) dan mengirimkan tanda votingnya ke Academy. Academy menentukan siapa yang mendapat suara terbanyak untuk masing-masing kategori dan mendistribusikan daftar baru kepada kelompok tersebut. Kemudian kelompok tersebut melakukan voting lagi.

Kapan Sebaiknya Teknik Delphi Digunakan?
Teknik Delphi sebaiknya digunakan ketika:
Membutuhkan masukan dari beragam anggota tim tetapi menghindari efek bias dari kontak berhadapan muka.
Anggota tim tidak berada pada satu lokasi.
Keputusan yang dibuat perlu disepakati oleh semua anggota tim, baik hasil akhirnya maupun proses untuk menghasilkannya.

Menghindari pengaruh dan tekanan orang yang dominan dalam diskusi. Dalam Teknik Delphi, gagasan disampaikan tanpa menyebutkan nama pemberi gagasan.


Delapan Langkah Teknik Delphi
Langkah 1: Menetapkan keputusan atau masalah
Langkah 2: Tim memberi masukan pada putaran 1
Langkah 3: Menyimpulkan Putaran 1; meminta masukan untuk Putaran 2
Langkah 4: Tim memberi masukan pada Putaran 2
Langkah 5: Menyimpulkan Putaran 2; meminta masukan untuk Putaran 3
Langkah 6: Tim memberi masukan pada Putaran 3
Langkah 7: Menyimpulkan Putaran 3
Langkah 8: Manutup sesi Delphi
            *catatan: jika consensus sudah bisa tercapai pada Putaran 2, Langkah 5 dan langkah 6 tidak diperlukan lagi.


Langkah 1: Menetapkan Keputusan atau Masalah
            Sebelum bisa memberikan masukan, tim harus mendefinisikan terlebih dahulu masalahnya, keputusan, atau hasil yang diinginkan. Sebagai contoh, hasil yang diinginkan dari Teknik Delphi bisa berupa:
Ø  Tim harus memutuskan besarnya bonus yang harus dibayarkan pada kuartal pertama dan bagaimana pembagiannya.
Ø  Tim harus menyepakati lima tujuan strategis yang menjadi focus tiga tahun mendatang.
Ø  Tim harus menemukan solusi untuk memecahkan masalah turnover karyawan.

Selain menetapkan masalah yang akan dipecahkan dan keputusan yang ditargetkan, tim juga
perlu menyepakati prosesnya. Contohnya, tim memutuskan pada Putaran 1 masing-masing
anggota mengkontribusikan tiga gagasan; dan pada Putaran terakhir hanya dua gagasan.

Anggota Dewan Yayasan Kasih Sayang…
Lagi-lagi harus membuat kesepakatan. Pertemuan tahunan telah di ambang pintu dan mereka ingin sekali dalam pertemuan tahunan organisasi tersebut memberikan hadiah kepada anggota yang terbaik. Sayangnya, dalam organisasi tersebut tidak seorang pun ynag tahu siapa yang terbaik. Akhirnya, George kepala kelompok tersebut berkata,”Jika kita mengetahui untuk apa sesungguhnya organisasi kita berdiri, kita tidak akan kesulitan menentukan kriteria siapa yang akan menerima hadiah. Oleh karena itu, saya sarankan agar kita duduk bersama menentukan apa sebenarnya misi organisasi kita.” “Ya,” tambah Betty.”Mari kita buat pernyataan misi satu dua kalimat yang menjelaskan alas an keberadaan organisasi kita dan apa yang kita lakukan.” Tetapi George merasa skeptic.”Dewan ini tidak pernah bisa bersepakat dan mungkin demikian juga dalam mendiskusikan masalah ini.”
Betty menenangkan agar tidak perlu khawatir.”Jika kita menggunakan Teknik Delphi untuk menciptakan pernyataan misi, semua anggota bisa berpartisipasi dari mana saja, tidak perlu bertemu langsung yang bisa melahirkan perdebatan sengit seperti waktu-waktu yang lalu,”katanya…  


Langkah 2: Tim Memberi masukan Pada Putaran 1
Anggota tim harus diberi masukan tertulis.ini bisa dilakukan dalam suatu pertemuan, atau dengan membagikan pada anggota yang lokasinya berbeda-beda. Pada putaran pertama, setiap anggota memberi gagasan tanpa melihat atau menimbang gagasan dari anggota lain.

Dua minggu sebelum pertemuan dewan…
Betty mengirimkan surat untuk masing-masing anggota dewan. Dalam surat tersebut ada pernyataan tertulis dari keputusan yang harus diambil, dan meminta setiap anggota dewan untuk menuliskan (tanpa saling berkonsultasi) definisi mereka mengenai tujuan /misi kelompok. Surat tersebut juga menjelaskan bahwa setelah isian dikumpulkan, mereka akan menerima dua atau tiga kali lagi isian. Setiap kali menerima isian, mereka mendapatkan masukan berupa ringkasan dari isian sebelumnya. Peserta diminta mengirimkan (melalui pos atau faks) masukannya kepada Betty yang akan meringkasnya untuk pertemuan mendatang…


Langkah 3: Menyimpulkan Putaran 1; meminta masukan untuk Putaran 2
Anda bisa meringkas hasil dari suatu Putaran pengumpulan masukan dengan cara sebagai berikut:
ü  Dengan mengedit semua masukan untuk mendapatkan synopsis(ini mungkin merupakan metode yang paling efektif untuk mencapai consensus jika masukan dari anggota tim sama jenisnya).
ü  Dengan mendaftar respon verbatim, tanpa mengedit (masukan dari anggota ditulis sama persis sehingga tidak ada distorsi).
ü  Dengan membuat respon rata-rata (ini hanya bisa diterapkan bila respon yang dibutuhkan atau diberikan oleh anggota bersifat numeric, seperti skor, atau rating).

Betty memutuskan untuk meringkas…
Poin-poin dan frase dari respon anggota tim. Pada pembukaan pertemuan dewan, dia membagikan hasil ringkasannya kepada setiap anggota. Dia meminta mereka untuk mengkaji ringkasan tersebut dengan cermat selama 5 menit dan menuliskan pernyataan misi yang baru dengan mempertimbangkan pendapat mereka sendiri dan pendapat tim secara bersama….
Berikut ini adalah respon dari anggota tim:
Yayasan Kasih Sayang adalah organisasi nirlaba yang mengabdkan diri untuk:
a.      Membantu mereka yang membutuhkan:
Dengan memberikan uang
Dengan memberikan pelayanan
Dengan menghubungkan mereka dengan pelayanan yang tersedia
b.      Mendidik mereka yang membutuhkan:
Dengan memberi contoh
Melalui kursus
Dengan memilihkan mentor
c.      Memberikan dan memonitor pelayanan
d.      Mempublikasikan pelayanan yang disediakan
e.      Menetapkan siapa yang membutuhkan dan apa yang dibutuhkan
f.       Mempublikasikna masalah/mendidik public

Langkah 4: Tim Memberikan Masukan Pada Putaran 2
Anda bisa memutuskan untuk memfokuskan masukan pada putaran kedua ketika tim mulai mendekati consensus. Sebagai contoh, jika pada putaran pertama Anda meminta anggota tim untuk memberikan lima gagasan atau solusi, pada putaran kedua Anda bisa meminta dua atau tiga yang terbaik.

Anggota dewan melingkari…
Gagasan yang menurut penting dalam ringkasan yang dibuat Betty dan secara individual menuliskan kembali pernyataan misalnya.Randy, salah satu anggota bertanya,”Apakah kita masih memerlukan putaran berikutnya, atau sekadar melihat apa yang telah tertulis di sinisaat ini?” Betty menjawab,”Biar saya lihat sekilas apa yang telah dituliskan oleh setiap orang dalam beberapa menit ini, dan saya bisa meringkasnya sebelum akhir pertemuan. Dan kalau pernyataan kita memang sama, tentukita tidak akan membutuhkan putaran lain lagi.” Beberapa menit kemudian, dia mengumpulkan pernyataan misi mereka yang baru dan mulai melihatnya di luar ruang pertemuan sementara dewan melanjutnya agendanya…

Langkah 5: menyimpulkan Putaran 2; meminta masukan untuk Putaran 3
Tim Anda mungkin tidak membutuhkan putaran 3, cukup dua putaran saja; tetapi mungkin juga membutuhkan sampai 4 atau 5 putaran, tergantung pada rumit dan sederhananya pokok permasalahan yang hendak diputuskan.
Betty menyimpulkan hasil…
Masukan dari putaran 2. Pada akhir pertemuan, salinan berisi pernyataan misi kontribusi dari para anggota yang telah disusunnya dibagikan kembali. Betty mengatakan bahwa menurutnya pernyataan misi sebaiknya lebih singkat dan terfokus, dan meminta mereka masing-masing untuk merumuskan dalam lima menit…

Yayasan Kasih Sayang (YKS) adalah organisasi nirlaba yang mengabdikan diri bagi warga masyarakat yang membutuhkan dengan memberikan uang dan pelayanan dan dengan menghubungkan individu dengan badan-badan amal yang ada. YKS juga menyediakan pusat informasi baik untuk kegiatan amal maupun umum. Tujuan YKS adalah untuk mendidik orang-orang tersebut sehingga mereka tidak lagi membutuhkan pelayanan di masa mendatang.


Langkah 6: Tim memberi masukan pada Putaran 3
Jika putaran ini merupakan putaran terakhir, beritahuka. Dengan demikian masukan yang mereka berikan diusahakan sebagai masukan final yang langsung mengarah pada keputusan tim.
Masing-masing anggota bekerja..
Memeriksa pernyataan anggota misi yang telah disusun pada putaran sebelumnya, mengeditnya untuk mendapatkan pernyataan yang mengarah pada consensus. Mereka mengumpulkan masukan final kepada Betty, yang meringkasnya dalam waktu 10 menit…


Langkah 7: menyimpulkan Putaran 3
Pada tahap ini masukan dari anggota ditutup untuk emndapatkan consensus. Semua anggota telah memiliki gagasan yang jelas mengenai posisi tim, meskipun belum mendiskusikannya.
Jika masih ada perbedaan posisi, pemimpin tim (atau siapa pun yang emngumpulkan dan meringkas masukan) harus menetapkan metode proses pengambilan keputusan yang lain bagi kelompok tersebut (misalnya bagian penyaringan dari Sumbang Saran/Penyaringan, atau Teknik Penilaian Kriteria pada Materi selanjutnya).
Betty meneumukan bahwa hasilnya…
Hamper identic dengan masukan pada putaran 3. Oleh karena itu, tidak diperlukan putaran voting lainnya. Betty memformalkan pernyataan misi yang dihasilkan dengan menuliskannya di flip chart sehingga bisa dibaca oleh seluruh anggota kelompok.

            Berikut ini adalah hasil finalnya:
Yayasan Kasih Sayang adalah organisasi nirlaba yang mengabdikan diri bagi warga masyarakat yang membutuhkan bantuan mandesak, dengan menghubungkan individu dengan badan-badan amal yang ada, dan memberikan bantuan jangka panjang agar bisa mandiri.


Langkah 8: menutup sesi Delphi
Pada langkah ini, distribusi pernyataan final kepada seluruh anggota. Lakukan tindakan yang diperlukan untuk:
v Mengkumunikasikan keputusan tim kepada pihak yang akan terkena dampaknya.
v Mengembangkan rencana untuk mengimplementasikan keputusan tim.
v Mengimplementasikan keputusan.
v Merayakannya, karena sebuah keputusan yang mantap telah dibuat oleh tim.
Gembira dengan ppernyataan misinya yang baru…
Dewan Yayasan Kasih Sayang memutuskan untuk memberikan ppenghargaan pada suatu pertemuan makan prasmanan. Penghargaab pertama diberikan kepada individu yang telah membantu banyak orang untuk menjadi mandiri. Penghargaan kedua diberikan kepada individu yang telah membangun hubungan dengan berbagai palayanan amal yang lain.